Les entreprises privées et publiques évoluent dans un environnement complexe et en constante mutation.
Dans ce contexte, plusieurs facteurs influencent directement leurs besoins en matière de gestion documentaire et d’archivage :

Archidev vous conseillera et vous accompagnera dans l’élaboration des solutions répondant à vos besoins:

Etape 1 : Analyse du système de gestion des archives physiques :
L’analyse de l’existant va donc porter sur :

  • La typologie et la volumétrie des archives.
  • Les produits métiers utilisés pour la gestion des archives (plan de classement, charte d’archivage et calendrier de conservation).
  • Le repérage des documents : système de référence et de repérage utilisé.
  • Les modalités de triage et d’élimination : fréquence et critères de sélection.
  • Les modalités de versements des archives : fréquences et procédures de versement et de prêt.
  • L’analyse des besoins des producteurs/utilisateurs d’archives :
    • Besoins satisfaits ou non satisfaits.
    • Appréciations sur le système d’archivage actuel.
    • Attentes et souhaits en ce qui concerne le système à mettre en place.
  • Propositions et suggestions des utilisateurs pour améliorer le système d’archivage.
  • L’analyse qualitative et quantitative du fonds existant qui aura comme outil principal de collecte de données la « Fiche Signalétique du document ».
  • Les contraintes matérielles, fonctionnelles et géographiques.

Etape 2 : Evaluation de l’infrastructure informatique des ressources humaines affectées :

  • Les moyens matériels, techniques, et technologiques employés pour la gestion des archives.
  • Les ressources humaines affectées à la gestion des archives.
  • Les Dimensions et équipements d’archivage des divers locaux existants.

Etape 3 : Diagnostic et Analyse, recommandations la mise à niveau des locaux d’archives Cette étape consiste à :

  • Système de détection et d’extinction d’incendie…
  • Emplacement : aération, voisinage…
  • Plancher : Résistance, revêtement de sol…
  • Salles : Surface, distance entre les allés, revêtement des murs…
  • Rayonnages : Gain de place maximal, matière, résistance…
  • Fenêtres : % des ouvertures vitrées par rapport aux surfaces de façade, nécessité ou pas d’isolant thermique.
  • Eclairage : Définir l’éclairage moyen du bâtiment, types de lampes utilisées.
  • Les équipements du système de sécurité, les procédures et les contrôles en place.

S’assurer de la protection du local d’archives contre les facteurs de détériorations immédiates (Feu, Eau, Vol…)
S’assurer également de la protection du local d’archives contre les risques de détériorations progressifs : (les aléas des conditions climatiques,la pollution atmosphérique, les rongeurs, la poussière…)


Etape 4 : Proposition de la solution GED :

  • Evaluation des fonctionnalités de la solution GED.
  • Evaluation de la réponse de la solution GED aux standards du marché.
  • Lister les fonctionnalités existantes.
  • Description de la solution.