La dématérialisation peut se définir comme l’opération visant à ce que les documents gérés aujourd’hui sous forme papier le soient demain sous forme électronique, ceci par le biais d’une opération de numérisation des documents ou par la révision des processus de production et de gestion de l’information. Si elle s’accompagne de nombreux bénéfices potentiels, la mise en place d’une politique de dématérialisation dans votre entreprise ne doit cependant pas être systématique, mais doit reposer sur une analyse préalable de vos besoins et enjeux dans une optique Records Management.

  • Quels documents dématérialiser ?
  • Dans quel but ?
  • De quelle façon ? (numérisation en interne ou externalisée, numérisation sur site...)
  • Qu’est-ce que cela implique en matière de gestion d'archives ? (utilisation, protection, conservation de vos documents dématérialisés...)

La chaine de dématérialisation s’explique dans l’ordre suivant :

La dématérialisation répond à deux grandes catégories d’enjeux et risques :

  • L’optimisation de vos processus : Disposer de vos documents au format électronique après numérisation peut contribuer à améliorer vos processus, gagner en efficacité tout en maîtrisant vos coûts d'archivage papier. La dématérialisation apporte notamment de nouvelles facilités en matière d’accès, de partage, de traçabilité et de suivi des informations.
  • La sécurisation de vos documents : La dématérialisation peut s’inscrire dans une politique de protection et de pérennisation des originaux de vos documents papier importants (documents sensibles, engageants, patrimoniaux…).