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Dématérialisation/Numérisation

  • Enjeux de la dématérialisation : Etat des lieux, définitions.
  • Quoi numériser ?
  • Archivage électronique.
  • Typologies de documents : critères de choix de formats et de supports, données et métadonnées à utiliser,….
  • La production des documents électroniques : Capture, extractions de données, reconnaissances automatiques, les images, les formats spéciaux.
  • Environnement technique et technologique : L’état de l’offre matérielle et logicielle du marché.
  • Les numériseurs/Scanner : présentation des différents types de matériels, des principales caractéristiques,….
  • Quels scanners faut-il choisir ? Et quels sont les critères de choix ?
  • Les technologies liées à la dématérialisation :
    • OCR (Reconnaissance Optique des Caractères) .
    • LAD(Lecture Automatique des Documents).
    • Stockage : les supports de stockage ; les supports magnétiques et les supports optiques.
    • Les Scanners et OCR intégré.
  • Modes de numérisation (mode image et mode texte).
  • Indexation : indexation manuelle et usage d’un langage documentaire, indexation en texte intégral, les métadonnées, les moteurs d’indexation.
  • Recherche des documents électroniques : recherche sur les métadonnées et / ou le contenu textuel.
  • Conduite du projet de numérisation : Les grands principes, la préparation des fonds, les acteurs du projet, le cahier des charges de numérisation.
  • Externalisation de la numérisation : choix de prestataires, moyens de suivi.
  • Numérisation : Comment assurer le contrôle qualité ?
  • Diffusion des fonds et communication autour des fonds numérisés.
  • La GED et la dematerialisation :
    • Comprendre la complémentarité GED / Dématérialisation.
    • Savoir dans quels cas GED et Dématérialisation sont dissociables.
    • Comment placer la dématérialisation dans le cycle de vie du document.

Etude de cas réel

  • Visite d’un grand client Marocain (un leader du domaine banque-Assurance au Maroc et en Afrique) qui travaille avec la GED et la numérisation depuis des années.

NB : Cette visite sera dans les locaux du client (selon l’autorisation du visite) ou sous forme d’une journée d’exposé détaillé du cas de ce client, cet exposé sera animé par le responsable du pole chez ce client.