Par "archives", nous entendons généralement des documents au format papier. Cependant l’essor du numérique modifie la donne et marque l’apparition de dossiers hybrides, comprenant à la fois des documents au format papier et d'autres au format électronique.

Les archives électroniques est une nécessité :

Nous observons depuis quelques années une très nette explosion du volume de documents numériques.
Il peut s’agir:

  • de documents issus de la numérisation de documents originaux papier,
  • de la dématérialisation de certains processus (dématérialisation factures clients, dématérialisation dossiers RH...)
  • mais aussi de plus en plus de documents électroniques natifs (factures, bulletins de paye, e-mails…).

Le fait qu'aujourd'hui certains de ces documents soient sensibles pour votre entreprise et qu'ils n'existent et circulent que sous forme numérique rend la problématique de l'archivage électronique incontournable.
Souvent confondu avec la GED (Gestion Electronique des Documents) ou la sauvegarde informatique, l’archivage électronique est un projet en tant que tel qui doit prendre en compte plusieurs questions :

  • Quel original conserver ?
  • Quel mode de traitement et de conservation choisir : hébergement simple en coffre-fort numérique ou archivage électronique à vocation probatoire ?
  • Quelle durée d'archivage des documents ?
  • Comment protéger vos documents sensibles ou à vocation probatoire ?
  • Comment organiser la gestion de vos dossiers hybrides : archives papier et archives électroniques ?
  • Quel logiciel d'archivage mettre en place ?
  • Comment assurer la complétude de vos dossiers ?
  • Comment organiser les données d’indexation de vos documents ?
  • Comment intégrer vos systèmes d’information en place ?