Définition du conseil internationale des archives :

la définition en langue française du Conseil international des archives nous offre un point de départ utile :
« Les archives sont l'ensemble des documents de toute nature, produits ou reçus par une personne physique ou morale, par un organisme public ou privé, résultat de son activité, organisé en conséquence de celle-ci et conservés en vue d'une utilisation éventuelle.» »

Confusion à corriger

Archive = document produit à l’instant « t » au moment de l’exercice
Archives n’est pas forcement un document ancien ou archaïque

Définition selon la loi 69/99 marocaine sur les archives:

Les archives est l’ensemble des documents , quel que soit leurs date , leurs forme ou leurs support, matériel produits ou reçu par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme publique ou privé dans l’exercice de leurs activité.
La constitution et la conservation de ces documents sont organisées dans l'intérêt public tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales publiques ou privées que pour la recherche scientifique et la sauvegarde du patrimoine national.

Les fonds d’archives constituées les personnes et les organismes visés au présenta article doivent être conservés dans le respect e leurs intégrité et structure interne. Le caractère électronique vient du fait que l’archivage est effectué soit directement à partir d’un document établi dés l’origine électroniquement, soit à partir d’un document électronique émanant de la numérisation d’un document sur papier.

La définition admise par la profession et normalisée par l’UNESCO:

définit les archives en fonction de l’objet ou de la provenance. Ainsi sont-elles définies comme « l'ensemble des documents quel que soit leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l'exercice de leur activité ».

La conservation de ces documents est organisée dans l'intérêt public tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, que pour la documentation historique de la recherche. « Tout document produit ou relatif à un dossier est considéré comme une archive »

Différents supports :

Une archive peut donc prendre des formes très diverses, physiques ou électroniques : document ou dossier papier, fichier électronique, photographie, bande magnétique…

La théorie des trois âges :

D’après la théorie des trois âges, le cycle de vie des dossiers est décomposé des trois étapes suivantes :

Archivage vivant (archives courantes)

  • Sont considérées comme archives courantes, les dossiers qui sont d'utilisation courante pour l'activité des entités opérationnelles ou fonctionnelles qui les ont produits ou reçus.
  • Elles sont constituées des dossiers non clôturés.
  • Elles restent à proximité immédiate des utilisateurs (bureaux, armoires de bureaux et de couloir).

Archivage semi-actif (archives intermédiaires)

  • Sont considérées comme archives intermédiaires, les dossiers qui, n'étant plus d'usage courant, doivent être conservés pour une durée limitée, essentiellement pour des raisons réglementaires, de gestion ou de contrôle interne
  • Elles répondent à des besoins fréquents de consultation. C’est pourquoi, elles sont stockées dans des locaux de stockage proches des utilisateurs, ou des locaux faciles d’accès grâce à un système de mise à disposition. Le taux de consultation est généralement élevé durant 3 à 5 ans après la clôture des dossiers, puis il diminue progressivement,
  • Elles sont constituées des dossiers clôturés.

Archivage inactif (archives définitives)

  • Sont considérées comme archives définitives, les dossiers à conserver sans limitation de durée, en raison de l’expiration de leur utilité de conservation réglementaire. Ces archives sont composées des dossiers et des documents stratégiques pour la traçabilité des activités et de l’historique des différentes entités.
  • Certains dossiers de structure homogène contenant des renseignements de même nature et d’intérêt secondaire, occupent un volume très important; ils ne méritent d’être conservés que sous forme d’échantillons représentatifs de l’ensemble, établis selon des méthodes inspirées de la théorie des sondages. Ces archives définitives subissent alors des tris et des éliminations qui aboutissent à la conservation d’une minorité de dossiers.