la définition en langue française du Conseil international des archives nous offre un point de départ utile :
« Les archives sont l'ensemble des documents de toute nature, produits ou reçus par une personne physique ou morale,
par un organisme public ou privé, résultat de son activité, organisé en conséquence de celle-ci et conservés en vue d'une utilisation éventuelle.» »
Archive = document produit à l’instant « t » au moment de l’exercice
Archives n’est pas forcement un document ancien ou archaïque
Les archives est l’ensemble des documents , quel que soit leurs date , leurs forme ou leurs support, matériel produits ou reçu par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme publique ou privé dans l’exercice de leurs activité.
La constitution et la conservation de ces documents sont organisées dans l'intérêt public tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales publiques ou privées que pour la recherche scientifique et la sauvegarde du patrimoine national.
Les fonds d’archives constituées les personnes et les organismes visés au présenta article doivent être conservés dans le respect e leurs intégrité et structure interne.
Le caractère électronique vient du fait que l’archivage est effectué soit directement à partir d’un document établi dés l’origine électroniquement, soit à partir d’un document électronique émanant de la numérisation d’un document sur papier.
définit les archives en fonction de l’objet ou de la provenance. Ainsi sont-elles définies comme « l'ensemble des documents quel que soit leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l'exercice de leur activité ».
La conservation de ces documents est organisée dans l'intérêt public tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, que pour la documentation historique de la recherche.
« Tout document produit ou relatif à un dossier est considéré comme une archive »
Une archive peut donc prendre des formes très diverses, physiques ou électroniques : document ou dossier papier, fichier électronique, photographie, bande magnétique…
D’après la théorie des trois âges, le cycle de vie des dossiers est décomposé des trois étapes suivantes :